Op een veilige manier grote bestanden versturen: hoe doe ik dat?

Veilig bestanden versturen: het blijft een hot topic. Sommige kantoren kiezen voor een externe applicatie om documenten beveiligd te verzenden. Alleen blijkt in de praktijk dat juridische professionals veelal gebruikersgemak boven veiligheid verkiezen. Dat moet toch anders kunnen? In dit artikel leg ik u uit hoe u binnen CCdms, de documentmanagement module van CClaw, eenvoudig grote bestanden veilige verzendt en ontvangt.

Veilig bestanden versturen: het blijft een hot topic. Sommige kantoren kiezen voor een externe applicatie om documenten beveiligd te verzenden. Alleen blijkt in de praktijk dat juridische professionals veelal gebruikersgemak boven veiligheid verkiezen. Dat moet toch anders kunnen? In dit artikel leg ik u uit hoe u binnen CCdms, de documentmanagement module van CClaw, eenvoudig grote bestanden veilige verzendt en ontvangt.

Integratie Enterprise Drive

Onlangs is de Enterprise Drive van Lexxyn Groep Partner ICT Concept geïntegreerd in CClaw. Nu vraagt u zich vast af: ‘Wat is de Enterprise Drive?’ Dit is een handige tool om op een beveiligde manier documenten te versturen en te ontvangen. Advocaten en ondersteunend personeel kunnen aan de hand van deze tool op een gemakkelijke wijze (grote) bestanden delen met derden. Met een paar muisklikken kan een document uit CCdms als hyperlink aan de e-mail worden toegevoegd. Deze hyperlink verstuurt u, al dan niet beveiligd, met een wachtwoord en voorzien van een bepaalde geldigheidsduur, naar de mailbox van de ontvanger. De ontvanger kan vervolgens het document downloaden.

Professionele uitstraling

Deze functie, waarbij alle gegevens versleuteld worden opgeslagen in een uiterst veilig datacenter, is waardevol voor ieder kantoor dat vertrouwelijke informatie extern deelt. Doordat u laat zien vertrouwelijk werken hoog in het vaandel te hebben, straalt u professionaliteit uit. U bewijst immers dat u serieus omgaat met het verwerken van informatie. Bovendien kunt u, door gebruik te maken van deze integratie, bij een audit laten zien hoe u informatie deelt. En de tijd die u hieraan besteedt? Die wordt direct, na het verzenden van de e-mail, geregistreerd in CClaw.

Werkt dit ook voor het ontvangen van bestanden?

We zijn nog niet klaar, want deze functionaliteit is niet alleen waardevol voor het verzenden van documenten, ook voor de documenten die u ontvangt is er een mooi voordeel te behalen. Cliënten die bestanden sturen, doen dat vaak in verschillende e-mails. Deze worden vervolgens door iemand op kantoor, de advocaat zelf of een ondersteunend medewerker, aan CCdms toegevoegd. Een tijdrovende klus die de Enterprise Drive graag voor u wegneemt.


De Enterprise Drive kent een zogenoemde “Postvak IN” functie. Dit is heel simpel gezegd een map binnen de Enterprise Drive die online beschikbaar wordt gesteld. Deze map kan worden voorzien van de huisstijl van uw kantoor. Ook kan deze map extra worden beveiligd door middel van een wachtwoord en een ‘beschikbaar tot’ datum. De cliënt komt in een beveiligde omgeving uit, naar waar hij zijn of haar documenten kan uploaden. Een handige toevoeging voor de advocaat is dat hij of zij alle documenten in één keer kan toevoegen aan het dossier.

Externe tools verleden tijd

Door deze Enterprise Drive integratie binnen CClaw te implementeren, is het niet meer noodzakelijk om een externe tool te gebruiken. Op een gebruikersvriendelijke manier zorgt u ervoor dat alle gegevens veilig worden opgeslagen in de Enterprise Drive en in uw CCdms omgeving. In de praktijk is gebleken dat dit een praktische aanvulling op iedere CCdms omgeving is. Bovendien heeft de implementatie niet veel voeten in de aarde, dus u kunt hier snel gebruik van maken.

Cascade advocaten uit Den Haag maakt inmiddels al enige tijd naar tevredenheid gebruik van deze integratie. Bas Vorstermans (Advocaat en Partner) bij Cascade advocaten: “Met name de gebruiksvriendelijkheid van deze oplossing is een enorm pluspunt. Het gebruik ervan behoeft weinig uitleg en ook voor de ontvanger van de documenten werkt het zeer intuïtief. Zo hoeft iemand geen account met gebruikersnaam en wachtwoord meer aan te maken, om toch op een veilige manier de documenten te ontvangen. Door simpelweg op de link te klikken – en eventueel een wachtwoord in te vullen – kan men de benodigde documenten al downloaden.”

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Hengelo

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal