Als u naast uw dossiersoftware, ook wel praktijkmanagementsysteem genoemd, een externe financiële administratie voert - daarmee bedoel ik als u werkt met een andere applicatie voor uw boekhouding - dan werkt u in twee werelden. Dit is een manier van werken die veel kantoren hanteren en wat geen probleem hoeft te zijn. Toch zijn er een paar verschillen te benoemen tussen een externe, gekoppelde financiële administratie en een financiële administratie dat onderdeel is van uw dossiersoftware. Nu vraagt u zich vast af welke verschillen dat zijn? Ik zet ze hier voor u, aan de hand van praktijkvoorbeelden, uiteen.

Verschillen aan de hand van praktijkvoorbeelden

Inkomende verschotten

Bij een externe financiële applicatie dient u in veel gevallen inkomende verschotten op twee verschillende plekken in te voeren: éénmaal in uw financiële administratie en éénmaal in uw dossieradministratie. Het is immers van belang de actuele status op beide onderdelen terug te zien in verband met doorbelasting. In het geval u werkt met een geïntegreerde financiële administratie is deze dubbele handeling overbodig.

Debiteurenbetalingen

Maakt u gebruik van een externe financiële administratie? Dan is de kans groot dat u de debiteurenbetalingen niet terugziet in uw dossiers. Dit komt omdat debiteurenbetalingen verwerkt worden in de boekhouding, maar er geen link is met de dossieradministratie. Hiervoor is net als bij de inkomende verschotten geen standaard koppeling aanwezig.

Derdengelden

Bovenstaande geldt ook bij derdengelden. Deze dient u, bij een externe boekhoudtool, zowel in uw stichtingsadministratie als in uw dossieradministratie in te voeren. Het zijn allemaal kleine, overkomelijke handelingen. Alleen vertelt de praktijk ons, dat dubbele werkzaamheden, hoe klein ook, kunnen leiden tot frustratie.

Voordeel geïntegreerde administratie: geen dubbel werk

Het heeft meerwaarde om zowel de verschotten, derdengelden als debiteurenbetalingen direct op uw dossier terug te zien. Zo kent CClaw, met een eigen ontwikkelde financiële administratie, binnen een dossier het tabblad ‘declaraties’. U ziet dan direct of de cliënt wel of niet betaald heeft en zo ja, hoeveel. Uit de praktijk horen wij terug dat het feit dat er geen dubbele invoer van betalingen nodig is, een groot voordeel is. Ook het realtime inzicht is een meerwaarde. Niet alleen de administratieve krachten, ook de advocaten zien direct of declaraties zijn voldaan. Zo is iedereen op de hoogte van de laatste status.

Aanmaningen

Een kantoor dat een dossieradministratie voert in combinatie met het externe boekhoudsysteem Afas, vertelde mij deze week dat een goede dynamische koppeling met Afas ontbreekt. Hierdoor hebben zij geen zicht of declaraties zijn voldaan. Aanmaningen vinden individueel, handmatig, plaats. Dit komt doordat dit niet te automatiseren is. Oftewel, er ligt geen connectie tussen betalingen en aanmaningen vanuit Afas met de dossieradministratie.

Uiteraard is het in veel gevallen wel zo dat op het moment dat u een declaratie aanmaakt, u mutaties kunt importeren en exporteren naar uw externe financiële applicatie. Alleen, dit is een eenzijdige connectie en communiceert dus niet terug naar uw dossierapplicatie.

Veel gehoorde argumenten om wel te kiezen voor een externe applicatie

Accountant heeft een duidelijke voorkeur

Ik noemde hierboven enkele voordelen van een geïntegreerde boekhouding, toch horen wij ook tegenargumenten. Wat voeren kantoren zoal aan om te kiezen voor een externe boekhouding in plaats van een geïntegreerde? Zo speelt de accountant een belangrijke rol. Hij of zij spreekt over het algemeen een duidelijke voorkeur uit voor het werken met een systeem dat bekend terrein is, zoals Afas, Twinfield en Exact. CClaw is voor hen nieuw en veel accountants hebben geen zin om zich hierin te verdiepen. Echter, omdat de accountant vaak de rol van ‘controller’ heeft, is er geen inhoudelijk kennis nodig van een boekhoudsysteem. XML-audits files die uit CCLaw worden uit- en ingelezen in het eigen financiële systeem volstaan voor de werkzaamheden van de meeste accountants.

Boekhouder wil zich geen nieuw systeem eigen maken

De boekhouder is een ander verhaal. Hij werkt in het systeem en kan opzien tegen een nieuwe werkomgeving. Begrijpelijk, toch blijkt dit in de praktijk geen kopbreker. In the end zijn in ieder systeem debet en credit aan elkaar gelijk zijn en dan wegen de hierboven genoemde voordelen zwaarder dan het argument van inleren.

Een externe applicatie ontwikkelt sneller door

Als laatste horen wij wel eens terug dat men denkt dat een externe algemene applicatie sneller doorontwikkelt en meer mogelijkheden biedt. Hier wil ik graag iets over zeggen, waarbij ik CClaw als voorbeeld neem. Deze geïntegreerde financiële administratie is compleet voor de advocatuur geschreven en kent om die reden hele specifieke ‘advocatuurdingen’. Denk aan deposito boekingen en derdengelden boekingen; zaken die u in een algemeen financieel systeem niet terugvindt. Bovendien levert CClaw dit jaar een nog modernere versie op, wat meer eigentijdse mogelijkheden kent dan het gemiddelde algemene systeem. Hierbij klankborden wij met administratie- en accountskantoren in de advocatuur.

Kortom, er is heel wat te zeggen en te schrijven over de verschillen tussen een externe of geïntegreerde financiële administratie. Wilt u daarover meer weten? Neem dan contact op met Eugene Haarmans.

Dit artikel is ook gepubliceerd in de eerste editie van het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech. Het volledige magazine kunt u hier lezen.