Vijf gouden tips voor een succesvol migratieproject

Denkt u aan het implementeren van nieuwe software voor uw advocatenkantoor en moet daarvoor data gemigreerd worden? Houd dan deze vijf gouden tips in het achterhoofd en migreren wordt een stuk zorgelozer.

Veelal betekent de implementatie van een nieuw praktijkmanagementsysteem het uitzwaaien van een andere applicatie; een systeem dat jarenlang in gebruik is geweest en is gevoed is met cruciale informatie. Migreren is een enorme puzzel. In dit artikel delen we daarom vijf gouden tips om het overzicht te bewaren en goed voorbereid het traject in te gaan.

De informatie uit dit artikel komt uit ons nieuwe e-book over het kiezen van een praktijkmanagementsysteem. Het volledige e-book kunt u hier downloaden.

Vijf gouden tips bij ieder migratieproject

1. Begin bij de gebruiker

Je wilt het liefste in een nieuw systeem met een schone lei beginnen. Dat betekent opschoning. Vraag daarom bij alle gebruikers na, welke data voor hen nog relevant zijn. En welke eisen stelt de AVG aan deze data?

2. Nieuwe data-architectuur voor een vliegende start

U wilt een omgeving gaan gebruiken die waarde toevoegt, bijvoorbeeld doordat bepaalde werkwijzen hierdoor efficiënter kunnen worden ingericht. Een goed doordachte migratie zorgt voor een optimaal gebruik van de nieuwe applicatie, direct vanaf de start.

3. Werk nauw samen met de leverancier

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: blijf veel communiceren met de leverancier. Stel een plan op en zorg ervoor dat precies duidelijk is wie welke stap op zich neemt. Zo ontstaat er tijdens het project ook geen onduidelijkheid of discussie over welke werkzaamheden door de leverancier dienen te worden uitgevoerd.

4. Zorg voor voldoende testmomenten

Het is belangrijk om tijdens de migratie uitgebreid te testen op de kwaliteit en volledigheid van de migratie. Bespreek met uw leverancier welke tests wanneer worden uitgevoerd, en wat er van u hierin wordt verwacht. Werk hierin met milestones om de projectvoortgang te toetsen en te bewaken.

5. Toegang tot het oude systeem en data

Als niet alle data worden gemigreerd kan het handig zijn om met uw oude leverancier afspraken te maken over toegang tot, of het bewaren van, de oude data. Mogelijk staat hier bijvoorbeeld data in die om fiscale redenen nog bewaard moeten worden. Zorg er dus voor dat u alle data kunt bewaren en kunt inzien.

Deze tips zijn afkomstig uit het e-book over praktijkmanagementsystemen voor de advocatuur. Gaat uw kantoor zich binnenkort oriënteren op een nieuw praktijkmanagementsysteem? Dan vindt u de volgende artikelen wellicht ook interessant om te lezen.

Wilt u bovenstaande artikelen en aanvullende adviezen van onze experts overzichtelijk in één document lezen? Download dan kosteloos het e-book, of vraag een gratis hardcopy exemplaar aan.


Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal