Het voeren van de financiële administratie binnen een digitale dossierapplicatie zoals CClaw, is binnen de advocatuur niet vanzelfsprekend. In dit blog vertel ik u waarom het de moeite waard is om een integratie te overwegen.

Voordelen van het voeren van een (gedeeltelijk) eigen boekhouding

Veel kantoren kiezen ervoor om de hele financiële administratie uit te besteden. In dat geval worden de stukken aan de boekhouder toegestuurd, waarna hij of zij alles verwerkt in het financiële pakket van het administratie/accountantskantoor. Klinkt logisch. De boekhouder werkt in zijn of haar eigen systeem het prettigst en als kantoor hoef je nagenoeg niet met de administratie bezig te zijn.

Toch kan het voordelen hebben om zelf, gedeeltelijk, een boekhouding te voeren. Welke voordelen dat kunnen zijn, dat leest u hieronder.

• U krijgt focus op uw financiële administratie. Hierdoor heeft u grip op het dagelijks reilen en zeilen.
• U heeft inzicht in zaken zoals de verhouding van de omzet en de kosten van deze periode ten opzichte van dezelfde periode van het voorgaand jaar. Stijgen de kosten of daalt de omzet? Sluit dit aan met uw begroting en heeft u hier zicht op?
• Het opvragen van een tussentijdse winst- en verliesrekening, geeft snel inzicht.
• U houdt beter grip op het debiteurenbeheer en op een snellere betaling. Wat zijn de openstaande declaraties en hoe lang staan deze al open? U heeft een actueel inzicht.
• U houdt zicht op nog te ontvangen bedragen, denk hierbij aan de proceskostenvergoeding en de Raad voor Rechtsbijstand.
• U kunt rapportages genereren, voor uw kantoor of voor de boekhouder. Zodra u overzichten vanuit uw eigen financiële administratie kunt aanleveren aan de boekhouder, hoeft hij deze alleen maar over te nemen. Een boekhoudkantoor kan ook rapportages aanleveren, alleen zijn deze vaak niet toegespitst op een advocatenkantoor. Het is voor hen lastig om te splitsen in uren per medewerker of sectie, gemiddelde uurtarieven en sub administraties op dossiers. Met behulp van de management rapportages kunt u wel samengestelde rapportages (laten)maken.

Praktijkverzoeken

Ik krijg aan het begin van ieder jaar altijd dezelfde verzoeken. Zoals de vraag of ik even de jaarafsluiting wil doen. Dit zonder enige toelichting. Gaan wij dan vragen stellen, zoals: ‘Waar moet het resultaat heen?’, ‘Heeft u uw kruisposten, vraagposten ed. al doorgelopen?’ dan wordt het meestal stil.

Is het kantoor zelf kritischer met de administratie bezig, dan zouden dit soort vragen beantwoord kunnen worden en heeft het kantoor meer zicht op de kantoorvoering.

Een ander voorbeeld van een kantoor dat de boekhouding helemaal uitbesteedt: de accountant van het kantoor belt mij, want er moet geboekt worden op de voorschotten. Op mijn vraag of er een dossiercorrectie plaatsvindt, is het antwoord ‘nee’. De accountant boekt nu voorschotten aan omzet. De klant gaat in een ander boekjaar archiveren en maakt een declaratie eindafrekening min voorschot is te betalen nul. Het dossier mag nu het archief in. Dat leidt in dit geval tot:

1. Geen aansluiting met uw voorschotten;
2. Dubbele omzet, dus een hoger resultaat dus meer belasting betalen.

Andere vragen die ieder jaar terugkomen zijn:

• Waarom sluiten mijn balans en die van de boekhouder niet aan?
• Ik draai onderhanden werk uit, maar het bedrag sluit niet aan met de balans. Hoe kan dit?
• Waarom sluiten mijn BTW posten niet aan?
• Mijn omzetoverzicht sluit niet aan met de balans?
• Waarom kloppen de voorschotten niet met de balans?
• Mijn dossier is juridisch klaar, maar is dat dan ook financieel klaar? Kortom, zijn alle voorschotten verrekend en alle verschotten doorbelast en is de vaststelling van de Raad voor Rechtsbijstand verwerkt?

Wat is het voordeel om zelf de touwtjes wat meer in handen te nemen?

Door de boekhouding in uw eigen dossierapplicatie te gebruiken, zorgt u ervoor dat uw dossiers altijd kloppen. De dossiers zijn hierbij leidend. Door netjes op tijd te archiveren zorgt u ervoor dat dossiers financieel worden afgerond, daarbij heeft u inzicht in uw onderhanden werk en de mate waarin het onderhanden werk is uit gedeclareerd. Zodra u uw archief laat liggen, houdt u uw onderhanden werk niet zuiver. Maar ook uw winst- en verlies vervuilt hierdoor.

U kunt zelf (deels)boeken of u vraagt uw boekhouder om het binnen uw pakket te doen, zodat u uw dossiers zuiver houdt. Op die manier draait u zelf in een handomdraai rapportages uit en kunnen de kosten die u maakt op een dossier direct worden doorbelast. Dat is voor een boekhouder misschien even wennen. Wil hij of zij toch in het eigen systeem werken, zorg er dan in ieder geval voor dat het op grootboekniveau aansluit.

Een ander voordeel om uw kantoorsoftware en financiële administratie geïntegreerd te houden, is dat het bij een externe boekhouder niet uitmaakt waar men op boekt. Zij maken namelijk vaak geen gebruik van sub administraties. Kijkt u vervolgens op uw eigen dossiers, dan blijven hier posten op staan. Dit kan van alles zijn, zoals voorschotten, verschotten maar ook declaraties. Als de boekhouder alles al lang en breed heeft verrekend, maar er bij u nog posten te verrekenen zijn, dan lopen alle aansluitingen in de soep.

Ons advies: ga het gesprek met de accountant aan

U hoeft nog niet direct een keuze te maken. Wij adviseren u om met uw boekhouder rond de tafel te gaan. Gebruikt u CClaw, neemt u dan ook contact op met ons. Zo kunnen we samen afstemmen wat noodzakelijk en handig is.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 6, het volledige magazine kunt u hier downloaden.