Derde bijeenkomst NOvA in het kader van programma KEI

Op 28 januari jongstleden vond de 3e bijeenkomst plaats voor advocatenkantoren, software leveranciers en andere betrokkenen bij het programma KEI (kwaliteit en innovatie) van de Rechtspraak. Het programma zal erin resulteren dat alle procespartijen in 2018 volledig digitaal en veilig documenten, berichten en informatie uitwisselen. 

Wederom georganiseerd door de Nederlandse Orde van Advocaten en ditmaal op locatie bij CMS Derks Star Busmann in Utrecht. Op de agenda: presentaties van de Raad voor de Rechtspraak en Silex. Uiteraard waren de Lexxyn Partners aanwezig en aangesloten bij de discussie. Maar waar hebben we het nu precies over?

Het digitale rechtspraakdossier zal straks toegankelijk zijn voor alle zaaksoorten via het webportaal van de Rechtspraak. Naast dit webportaal, komt er de mogelijkheid een koppeling aan te brengen tussen uw kantoorsoftware en het systeem van de Rechtspraak. Door het realiseren van een aansluiting wordt het mogelijk geautomatiseerd gegevens uit te wisselen met de Rechtspraak. De bijeenkomst stond volledig in het kader van deze system2system koppeling. Onder meer Clip Consultants, Trivium Software en Epona Legal, de Lexxyn partners die mogelijk een rol zullen spelen bij de uitwisseling van documenten en berichten met de Rechtspraak, zullen hier direct mee te maken krijgen.

Er waren, zo bleek deze middag, nog heel veel vragen en onduidelijkheden. Graag geven we u als klant van een van de Lexxyn Groep Partners of als geïnteresseerde bij dit traject een update omtrent het programma KEI en dan met name de system2system (S2S) koppeling.

Een blik terug in de tijd

Om u goed te informeren schetsen we nog even de weg naar 28 januari 2016. Op 23 april 2015 was in dit traject de eerste bijeenkomst bij de NOvA voor de diverse softwareleveranciers die in de juridische markt opereren. Zie hiervoor ook: http://lexxyn.nl/nieuws-evenementen/nieuws/2015/04/24/de-rechtspraak-gaat-digitaal-programma-kei

Essentieel voor u als advocaat is het om te weten dat, als we over digitaal procederen praten, er 2 opties zijn. Ten eerste bestaat de mogelijkheid gegevens uit te wisselen via het webportaal: “Mijn Rechtspraak”. De tweede optie is gebruik maken van een system2system koppeling, een koppeling tussen uw dossier management systeem en het systeem van de Rechtspraak: “Aansluitpunt Rechtspraak”. Reeds in 2015 merkten we dat er veel vragen waren over de verschillen tussen deze verschillende opties en wat dit betekent voor u als advocaat en uw kantoor. Speciaal hiervoor werd in goed overleg met de Rechtspraak een aparte sessie verzorgd bij PLEIT2015. Zie hiervoor ook: http://www.pleit.nl/pleit2015/presentaties-en-factsheets-pleit2015

Als softwareleveranciers -en dat zijn er al snel 40+ in de advocatuur- hebben we vanaf dag één bovenop dit traject gezeten. Want wat betekenen deze ontwikkelingen nu precies in de praktijk? Voor veel kantoren zou gebruik van het webportaal “Mijn rechtspraak” inhouden dat u de benodigde gegevens in een zaak uit uw systeem haalt om vervolgens in het webportaal over te nemen. Een prima manier om digitaal gegevens aan te leveren, maar wat als u heel veel zaken heeft of als u delen van het administratieve proces uitbesteed aan ondersteunende afdelingen, dan is het natuurlijk de overweging waard dit te automatiseren. De gegevens die u in het webportaal plaatst, heeft u namelijk al digitaal beschikbaar, dan is het wel zo efficiënt als u die digitaal met -hoe mooi zou dat zijn- één druk op de knop kunt realiseren. Deze uitwisseling zou dan via de system2system koppeling gerealiseerd moeten worden.

Tot zover een helder proces voor alle betrokkenen. Maar er zijn toch wat haken en ogen. Binnen de advocatuur maakt de meerderheid van de kantoren gebruik van praktijk management systemen (bijvoorbeeld: FORTUNA, NEXTmatters, CClaw) en document management systemen (bijvoorbeeld: DMSforLegal) waarin alle dossierinformatie is vastgelegd. Verschillende systemen, waarvoor u als advocaat een weloverwogen keuze heeft gemaakt.

Natuurlijk is dan de eerste gedachte van iedere softwareleverancier... wij gaan dat voor u koppelen. Dat blijkt echter nog niet zo 1, 2, 3 te realiseren. Om namelijk te koppelen zijn er wel wat zaken nodig, zoals bijvoorbeeld de specificaties vanuit de Rechtspraak (wat moet worden gebouwd), testfaciliteiten (werkt hetgeen gebouwd is) en een aanspreekpunt. Hierin was de Rechtspraak overduidelijk: het was onmogelijk voor de Rechtspraak om met meerdere softwareleveranciers aan tafel te gaan om stuk voor stuk te ondersteunen en te gaan testen. En ondanks dat we als individuele leveranciers hier zeker niet heel blij mee zijn, is motivatie van de Rechtspraak begrijpelijk.

Als softwareleverancier dus maar gewoon iets gaan bouwen waarvan je niet precies weet wat, niet kan testen en waar geen ondersteuning wordt gegeven of overleg over is? Klinkt niet echt als een scenario voor een succesvolle implementatie. Zowel de softwareleveranciers als u als klant gaan daar niet gelukkig van worden.

Grote kantoren

Een lastige situatie voor zowel de softwareleveranciers als de Rechtspraak, maar uiteindelijk zeker ook voor de advocaten kantoren. Mede uit dit vraagstuk is Silex ontstaan. Silex is een initiatief en samenwerkingsverband van advocatenkantoren die als doel hebben een positieve bijdrage te leveren aan de modernisering van de Rechtspraak op ICT vlak. Een van de hoofddoelen daarbij is het realiseren van een koppelvlak met de Rechtspraak Een initiatief uit de markt, in eerste instantie vanuit de top 50 van Nederlandse advocatenkantoren. Waarom daar? Daar zijn twee logische redenen voor. Ten eerste is er door de grote hoeveelheid zaken en de decentrale administratie een koppeling noodzakelijk. Werken via het webportaal is voor hen absoluut onhaalbaar. Daarnaast werken vrijwel alle grote kantoren met systemen van internationale leveranciers. En hoewel deze ontwikkelingen voor de Nederlandse markt van groot belang zijn, kijken deze internationale leveranciers hier niet naar om. Zonder zelf in beweging te komen of fors te investeren zou voor deze kantoren geen koppeling tot stand komen.

Op 2 juli 2015 werd Silex gepresenteerd en door de Rechtspraak officieel aangekondigd als testpartner in het traject “Aansluitpunt Rechtspraak”. Zie hiervoor ook:https://www.advocatenorde.nl/11528/advocaten/aansluitpunt-rechtspraak-silex.html?thema=digitalisering-rechtspraak-project-kei&themaID=10468 en http://lexxyn.nl/nieuws-evenementen/nieuws/2015/07/09/bijeenkomst-nova-het-kader-van-programma-kei

Waar staan we nu?

De afgelopen maanden heeft geen van de partijen stilgezeten. Goed om in gedachten te houden is dat de wetgeving nog niet door de 1e kamer is en dat formeel er niets verplicht kan worden totdat de wetgeving rond is.

Namens Silex is Alexander Hijmering het aanspreekpunt. Hij informeert tijdens de bijeenkomst de aanwezigen over de stand van zaken. We sommen een aantal zaken op:

  • Het consortium van advocatenkantoren bestaat op dit moment uit 23 kantoren die gezamenlijk ongeveer 2400 advocaten vertegenwoordigen. Er zijn 6 kantoren met een voortrekkersrol.
  • Het is de bedoeling dat er een universele koppeling gebouwd gaat worden waarmee voorzien wordt in een koppeling tussen de Rechtspraak en de Silex kantoren. Op die universele koppeling moeten ook de softwareleveranciers eenvoudig kunnen aansluiten.
  • Silex is een samenwerkingsverband en testpartner met als doel de system2system koppeling te doen realiseren. Silex heeft echter niet de ambitie om dadelijk het platform te beheren en te exploiteren.
  • Om te komen tot een leverancier die kan voorzien in het bouwen van deze koppeling en het uiteindelijke beheer hiervan heeft Silex dit najaar een longlist van leveranciers opgesteld die een Request for Information (RFI) mochten indienen en zowel schriftelijk als in een presentatie op locatie toe te lichten.
  • Nu is de volgende fase aangebroken waarin Silex een tweetal leveranciers voor de dialoogfase heeft geselecteerd. De namen van die leveranciers worden niet vrijgegeven.
  • De planning voorziet er nu in dat in maart 2016 met de daadwerkelijke ontwikkeling zal worden gestart.

Natuurlijk is Silex in dit hele traject zorgvuldig te werk gegaan. Vraagstukken als: hoe moet je nu dadelijk digitaal werken en wat moet je digitaal doen zijn uitgebreid aan de orde gekomen. De werkprocessen en praktijkscenario’s zijn uitgedacht. Men heeft onderkend dat het niet simpelweg een systeem opleveren is. De advocatenkantoren zullen dadelijk ook echt de werkwijze moeten gaan veranderen: “het karretje met papieren dossiers komt op een hele andere manier (digitaal) bij de rechtbank aan”. Hoe de eindgebruiker hier mee om moet gaan is met testpanels getoetst en men realiseert zich terdege dat ook bij de implementatie er nog veel begeleiding noodzakelijk zal zijn.

Advocatenkantoren die zich bij Silex aan willen sluiten worden van harte uitgenodigd contact op te nemen. Belangrijk om te weten is dat er per fase kantoren worden toegelaten en dat de kantoren zelf ook meedragen in de kosten. De eerst volgende fase start in maart 2016.

Veel vragen aan Silex

Uit de zaal zijn er veel vragen voor Silex. We behandelen de meest relevante:

  • Zijn de testgebruikers voortgekomen uit de grotere kantoren of zijn er ook 1 pitters, kantoren met 2 of 5 medewerkers meegenomen? Antwoord: de testgebruikers komen voort uit de grotere kantoren binnen Silex.
  • Is de koppeling die Silex nu naar de Rechtspraak maakt en die aansluit bij de eigen systemen ook voor een gemiddeld kantoor, zonder ICT afdeling gemakkelijk te maken? En is het wel zinvol? Antwoord: juist door de keuze voor een universeel aansluitpunt is dit schaalbaar. Het maken van de aansluiting is een technische aangelegenheid en hiervoor wordt door Silex ook naar de softwareleveranciers terugverwezen.
  • Waarom zou men eigenlijk kiezen voor Silex en het niet gewoon zelf of rechtstreeks bouwen? Antwoord: niemand is verplicht om via Silex te werken, men kan ook rechtstreeks een koppeling naar de Rechtspraak bouwen. Wel is het zo dat dat een investering in tijd en geld kost en mogelijk ook een risico. Als er al een aansluitpunt is kan dit mogelijk efficiënter en voordeliger zijn.

 

Stand van zaken bij de Rechtspraak

Ondertussen is de Rechtspraak verder aan het bouwen. Mr. Tanja Dompeling, in de dagelijkse praktijk rechter en zogenaamd ‘product owner’ van de koppeling, voert namens de Rechtspraak het woord en geeft nogmaals aan dat de wetgeving nog niet rond is. De officiële aankondiging komt in het Staatsblad en vervolgens is er een implementatietermijn van 6 maanden. Hoewel in de planning staat dat de Eerste Kamer nog voor de zomer het wetsvoorstel behandelt, wordt er wel getwijfeld of dat gehaald gaat worden.

De Rechtspraak communiceert alle technische specificaties en overige informatie via PLEIO. Om toegang hiertoe te krijgen moet via de Rechtspraak toegang worden aangevraagd. Dit kan overigens vrij eenvoudig door een e-mail te verzenden. Alle technische specificaties zijn daar al enige tijd beschikbaar en iedere partij mag een koppeling bouwen.

Vervolgens zullen partijen die een koppeling bouwen toegang tot de SST, de self service testomgeving moeten aanvragen. Toegang tot deze testomgeving is niet gemaximeerd, maar men kijkt wel bij de Rechtspraak of men met een serieuze partij te maken heeft. Voor de Rechtspraak is testen met meerdere partijen in de aankomende fases gewenst.

De presentatie van de Rechtspraak focust zich vervolgens vooral op de eerder genoemde SST. Wel licht Tanja een belangrijk punt omtrent verantwoordelijkheid nog uit. Ieder kantoor is zelf verantwoordelijk. Formeel sluit dadelijk het kantoor de overeenkomst met de Rechtspraak voor de berichtenuitwisseling. Men kan wel de softwareleverancier machtigen zodat dit via de leverancier kan verlopen.

Wat betekent dit alles nu als u werkt met software van een van de Lexxyn Groep Partners?

Door middel van dit uitgebreide bericht willen wij u graag een duidelijk en eerlijk beeld geven. We volgen vanuit Lexxyn Groep het hele traject vanaf dag één op de voet, zijn aanwezig en actief betrokken bij alle relevante bijeenkomsten, gaan het gesprek aan met de Rechtspraak, de NOvA, Silex en de overige softwareleveranciers.

Dat doen we niet alleen in algemene zin, maar ook vanuit de techniek kijken we mee wat er gebeurt. Uiteindelijk is het toch een behoorlijk technisch verhaal. We zijn reeds vanaf het eerste moment aangesloten op PLEIO, waar de berichtgeving van de Rechtspraak te vinden is. En overleggen natuurlijk ook met enige regelmaat met andere externe partijen die reeds koppelingen hebben lopen met de Rechtspraak. Zo nemen we onze ervaringen uit het notariaat mee en is er een goed contact met Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) die voor de deurwaarderij zich in een vergelijkbaar traject bevinden.

Uiteindelijk gaat u dadelijk digitaal procederen, dat is een feit. Wanneer dat zal zijn is nog steeds een grote vraag, maar we zijn graag voorbereid. We willen voor u als onze klant de beste keuze maken. En die keuze hangt af van verschillende factoren. De komende weken, maanden zal blijken met welke partij Silex in zee gaat voor het bouwen van het universele aansluitpunt. Zodra deze keuze gemaakt is spelen factoren als type oplossing, veiligheid maar ook het kostenaspect een rol.

U mag van ons verwachten dat we in het belang van uw werkproces deze keuzes weloverwogen maken en daarover blijven we u ook informeren, zoals u in de eerdere berichten reeds zag. Via de websites, social media maar natuurlijk ook in het directe contact zijn we graag met u in gesprek!

De presentaties van deze middag worden door de NOvA beschikbaar gesteld op website van de NOvA. Deze zijn op moment van plaatsing van dit bericht nog niet online.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal